Chuyển nhà ở Nhật cần làm thủ tục gì? Checklist đầy đủ 2025

Trả lời nhanh

Khi chuyển nhà ở Nhật, bạn phải làm hai nhóm việc: thủ tục hành chính ở quận/thành phố (nộp 転出届 tenshutsu todoke ở nơi cũ, rồi 転入届 tennyu todoke ở nơi mới trong vòng 14 ngày kể từ ngày chuyển đến, đồng thời ghi địa chỉ mới vào mặt sau thẻ cư trú zairyu card), và thủ tục với các dịch vụ (điện, gas, nước, internet, bưu điện, ngân hàng, nhà mạng điện thoại).

Nếu chuyển trong cùng một quận/thành phố thì đơn giản hơn: chỉ cần nộp 転居届 tenkyo todoke một lần ở nơi mới, không cần tenshutsu todoke.

Trễ hạn 14 ngày có thể bị phạt hành chính (過料) và ảnh hưởng tới hồ sơ gia hạn tư cách lưu trú, nên đây là việc nên làm ngay trong tuần đầu sau khi dọn nhà.

Bài này dành cho ai

Bài viết dành cho người nước ngoài đang sống tại Nhật và sắp hoặc vừa chuyển chỗ ở, cụ thể:

• Du học sinh chuyển từ ký túc xá ra ngoài, hoặc đổi trường và chuyển tỉnh.
• Thực tập sinh, lao động kỹ năng đặc định chuyển công ty, chuyển ký túc xá.
• Người đi làm (kỹ sư, nhân viên công ty) chuyển nhà trong cùng thành phố hoặc sang tỉnh khác.
• Người chuyển nhà cùng gia đình, có vợ/chồng hoặc con nhỏ cần đổi trường, đổi trợ cấp nuôi con.
• Người có thẻ cư trú (在留カード) hoặc thẻ vĩnh trú, đang đăng ký cư trú (住民登録) tại một quận/thành phố ở Nhật.

Nếu bạn chỉ muốn biết "làm gì trong 14 ngày đầu" thì đọc mục Các bước thực hiện và Giấy tờ cần chuẩn bị là đủ.

Trường hợp KHÔNG áp dụng

• Bạn rời Nhật hẳn (về nước): thủ tục khác — bạn nộp tenshutsu todoke và làm thủ tục hoàn trả bảo hiểm, rút lương hưu một lần (脱退一時金), trả thẻ cư trú ở sân bay. Bài này không hướng dẫn phần đó.
• Bạn ở Nhật dưới 3 tháng, chưa đăng ký cư trú (khách du lịch, công tác ngắn ngày): không có sổ cư trú nên không có thủ tục tenshutsu/tennyu.
• Bạn chỉ đi ở tạm vài tuần rồi quay lại nhà cũ và vẫn giữ địa chỉ cư trú cũ: không cần chuyển hộ khẩu, nhưng nên nhờ bưu điện chuyển tiếp thư.
• Bạn đổi tư cách lưu trú, đổi nơi làm việc nhưng không đổi chỗ ở: đó là thủ tục báo cáo với Cục Xuất nhập cảnh (báo thay đổi cơ quan tiếp nhận), không phải thủ tục chuyển nhà.

Ngoài ra, quy định chi tiết (giờ làm việc, mức phí bản sao giấy tờ, mẫu đơn) khác nhau giữa từng quận/thành phố. Bài này nêu quy tắc chung toàn quốc; hãy kiểm tra lại trên trang web của city office nơi bạn ở.

Các bước thực hiện

Giai đoạn 1: Trước khi dọn đi (1–2 tuần trước)

1. Báo cho chủ nhà / công ty quản lý (管理会社). Hợp đồng thuê nhà ở Nhật thường yêu cầu báo trước 1 tháng (có nơi 2 tháng). Báo trễ có thể phải trả thêm một tháng tiền nhà. Kiểm tra mục 解約予告 trong hợp đồng.
2. Nộp 転出届 (tenshutsu todoke) tại city office nơi ở cũ. Có thể nộp từ khoảng 14 ngày trước ngày chuyển. Bạn sẽ nhận 転出証明書 (giấy chứng nhận chuyển đi) — giấy này bắt buộc phải mang theo để làm thủ tục ở nơi mới. Nếu có thẻ My Number, bạn có thể làm online qua Mynaportal (dịch vụ 引越しワンストップ) và không cần nhận giấy này.
3. Hủy hoặc chuyển hợp đồng điện, gas, nước. Gọi điện hoặc đăng ký online trước ít nhất 3–4 ngày. Riêng gas thường cần có người ở nhà để nhân viên khóa/mở van.
4. Đăng ký chuyển tiếp thư ở bưu điện (転居届). Miễn phí, thư gửi về địa chỉ cũ sẽ được chuyển sang địa chỉ mới trong 1 năm. Làm tại quầy bưu điện hoặc online qua dịch vụ e転居.
5. Hẹn ngày chuyển internet. Đây là việc hay bị trễ nhất: nhà mạng cáp quang có thể cần 2 tuần đến 1 tháng để lắp ở nhà mới.
6. Đặt xe chuyển nhà (引越し業者) hoặc thuê xe, nhờ bạn bè. Cuối tháng 3 – đầu tháng 4 là mùa cao điểm, giá cao gấp 2–3 lần và dễ hết xe.
7. Đăng ký vứt rác cỡ lớn (粗大ごみ) nếu bỏ tủ lạnh, giường, máy giặt. Phải hẹn trước, mua tem 粗大ごみ処理券 ở combini.

Giai đoạn 2: Trong 14 ngày sau khi chuyển đến

1. Nộp 転入届 (tennyu todoke) tại city office nơi ở mới, kèm 転出証明書 và thẻ cư trú. Nếu chuyển trong cùng quận/thành phố thì nộp 転居届 (tenkyo todoke).
2. Ghi địa chỉ mới vào mặt sau thẻ cư trú. Nhân viên city office sẽ in trực tiếp lên thẻ khi bạn làm tennyu todoke — đây chính là thủ tục "báo địa chỉ mới" theo Luật quản lý cư trú người nước ngoài. Bạn không cần lên Cục Xuất nhập cảnh chỉ để đổi địa chỉ.
3. Cập nhật địa chỉ trên thẻ My Number (và thẻ thông báo nếu có). Làm cùng lúc tại quầy, mang thẻ và mã PIN 4 số.
4. Làm lại bảo hiểm y tế: nếu bạn tham gia 国民健康保険 (bảo hiểm y tế quốc dân), phải trả thẻ ở quận cũ và đăng ký mới ở quận mới. Nếu bạn có bảo hiểm công ty (社会保険) thì chỉ cần báo địa chỉ cho phòng nhân sự.
5. Lương hưu quốc dân (国民年金): người tự đóng cần báo đổi địa chỉ. Nếu có thẻ My Number liên kết thì thường tự động cập nhật, nhưng nên hỏi lại quầy.
6. Đăng ký lại con dấu (印鑑登録) nếu bạn từng đăng ký ở quận cũ — đăng ký cũ sẽ tự động hết hiệu lực khi chuyển quận.
7. Đổi địa chỉ bằng lái xe tại đồn cảnh sát gần nhất hoặc trung tâm cấp bằng. Miễn phí, mang bằng lái + giấy tờ chứng minh địa chỉ mới.
8. Đổi địa chỉ ngân hàng, thẻ tín dụng, nhà mạng điện thoại, công ty, trường học. Ngân hàng có thể làm online hoặc tại quầy.
9. Chào hàng xóm (挨拶) — không bắt buộc nhưng rất được coi trọng ở Nhật, nhất là chung cư cũ và nhà riêng. Một gói bánh nhỏ 500–1.000 yên là đủ.

Nếu bạn có con nhỏ

1. Xin giấy chuyển trường (在学証明書 và 教科用図書給与証明書) ở trường cũ, nộp cho phòng giáo dục quận mới khi làm tennyu todoke.
2. Chuyển 児童手当 (trợ cấp nuôi con): phải nộp đơn ở quận mới trong 15 ngày, trễ có thể mất tiền trợ cấp của tháng đó.
3. Chuyển 子ども医療証 (thẻ khám bệnh miễn/giảm phí cho trẻ).

Giấy tờ cần chuẩn bị

Mang theo càng đầy đủ càng tốt, vì nếu thiếu bạn sẽ phải quay lại lần hai:

Lưu ý: nếu cả gia đình chuyển cùng nhau, người đi nộp phải là người cùng hộ (同一世帯) hoặc có giấy ủy quyền. Mang theo thẻ cư trú của tất cả thành viên, không chỉ của mình.

Chi phí

Bản thân thủ tục ở city office gần như miễn phí. Chi phí thật nằm ở phần dịch vụ và nhà ở:

Riêng tủ lạnh, máy giặt, TV, điều hòa không được vứt theo rác cỡ lớn mà phải theo luật tái chế đồ gia dụng, phí khoảng 2.500–6.000 yên/món cộng phí vận chuyển.

Thời hạn / thời gian xử lý

• 転出届: nộp được từ khoảng 14 ngày trước ngày chuyển, và trong vòng 14 ngày sau khi chuyển. Xử lý tại quầy khoảng 15–30 phút.
• 転入届 / 転居届: trong vòng 14 ngày kể từ ngày thực tế chuyển đến. Không được nộp trước ngày chuyển.
• Ghi địa chỉ mới lên thẻ cư trú: cùng lúc với tennyu todoke, trong 14 ngày. Đây là nghĩa vụ theo luật đối với người có tư cách lưu trú trung–dài hạn.
• 児童手当 (trợ cấp nuôi con): 15 ngày kể từ ngày chuyển.
• Bảo hiểm y tế quốc dân: 14 ngày.
• Thời gian chờ ở city office: bình thường 30–60 phút; cuối tháng 3 – đầu tháng 4 có thể chờ 2–3 tiếng. Nên đi buổi sáng đầu tuần, tránh thứ Hai và ngày sau kỳ nghỉ dài.

Hậu quả nếu trễ: theo Luật cư trú cơ bản, không nộp đúng hạn có thể bị phạt hành chính (過料) lên tới 50.000 yên. Với người nước ngoài, nếu không báo địa chỉ mới quá 90 ngày hoặc khai báo địa chỉ sai, tư cách lưu trú có thể bị thu hồi theo Luật Quản lý xuất nhập cảnh. Đây là lý do bạn không nên chậm trễ khoản này.

Nơi nộp / nơi thực hiện

• 転出届: quầy 住民課 / 市民課 của city office nơi ở cũ (区役所, 市役所, 町村役場). Một số nơi nhận qua bưu điện hoặc online.
• 転入届 / 転居届: quầy 住民課 của city office nơi ở mới. Ở thành phố lớn, các chi nhánh (出張所) cũng nhận.
• Thẻ cư trú và My Number: cùng city office, thường ở quầy kế bên.
• Chuyển tiếp thư: bất kỳ bưu điện nào, hoặc online qua dịch vụ e転居 của Japan Post.
• Điện, gas, nước: gọi tổng đài hoặc đăng ký trên web của công ty cung cấp ghi trên hóa đơn.
• Bằng lái xe: đồn cảnh sát (警察署) có quầy giao thông, hoặc trung tâm cấp bằng (免許センター).
• Ngân hàng: app, web banking hoặc chi nhánh gần nhất.

Nhiều city office ở khu vực có đông người nước ngoài (Shinjuku, Toshima, Adachi, Kawaguchi, Nagoya, Osaka…) có phiên dịch tiếng Việt vào một số ngày trong tuần. Hãy gọi hỏi trước hoặc tìm mục 外国人相談 trên web của quận.

Lỗi thường gặp

1. Quên nộp 転出届 ở quận cũ rồi mới chuyển đi xa. Sau đó phải quay lại quận cũ hoặc nộp qua bưu điện, mất thêm 1–2 tuần. Hãy làm trước khi dọn.
2. Làm mất 転出証明書. Không có giấy này thì không làm được tennyu todoke. Cất riêng, đừng nhét vào thùng đồ chuyển nhà.
3. Đếm nhầm mốc 14 ngày. Mốc tính từ ngày thực tế bắt đầu ở nhà mới, không phải ngày ký hợp đồng.
4. Không mang thẻ cư trú của cả nhà. Vợ/chồng/con không có mặt vẫn phải có thẻ cư trú bản gốc để in địa chỉ mới.
5. Quên khóa gas đúng ngày. Gas thường cần người có mặt; nếu bỏ qua, bạn có thể bị tính tiền tiếp hoặc phải quay lại nhà cũ.
6. Không báo địa chỉ mới cho nhà mạng điện thoại và ngân hàng. Hậu quả: hóa đơn, thẻ mới, giấy tờ quan trọng gửi về địa chỉ cũ và bị trả lại, có khi bị khóa dịch vụ.
7. Nghĩ rằng phải lên Cục Xuất nhập cảnh để đổi địa chỉ. Không cần — city office làm hết. Cục Xuất nhập cảnh chỉ liên quan khi bạn đổi nơi làm việc, đổi trường, thay đổi tình trạng hôn nhân.
8. Bỏ qua thời hạn hủy hợp đồng nhà. Báo trễ thì mất thêm một tháng tiền nhà, số tiền lớn hơn nhiều so với công sức đọc lại hợp đồng.
9. Để quá hạn 児童手当. Trợ cấp không được truy lĩnh cho tháng bị trễ.
10. Chỉ chuyển nhà mà quên đổi địa chỉ đăng ký với nhà mạng SIM. Nhiều nhà mạng yêu cầu địa chỉ trên hồ sơ khớp với thẻ cư trú; sai lệch có thể gây rắc rối khi gia hạn hoặc đổi SIM.

Câu hỏi thường gặp

Chuyển nhà trong cùng một quận có cần nộp 転出届 không?

Không. Bạn chỉ cần nộp 転居届 (tenkyo todoke) một lần tại city office của quận đó, trong vòng 14 ngày sau khi chuyển.

Tôi có cần báo với Cục Xuất nhập cảnh khi đổi địa chỉ không?

Không cần đi riêng. Khi bạn nộp tennyu/tenkyo todoke, city office sẽ ghi địa chỉ mới lên mặt sau thẻ cư trú và dữ liệu được chuyển tới Cục Xuất nhập cảnh. Nhưng nếu bạn đổi trường hoặc đổi công ty, đó là thủ tục riêng phải báo với Cục trong 14 ngày.

Nhờ bạn đi nộp thay được không?

Được, nếu người đó cùng hộ khẩu (同一世帯). Người ngoài hộ cần giấy ủy quyền (委任状) có chữ ký/con dấu của bạn, kèm giấy tờ tùy thân của cả hai. Việc ghi địa chỉ lên thẻ cư trú thì cần mang bản gốc thẻ.

Nộp trễ quá 14 ngày thì sao?

Bạn vẫn nộp được, chỉ cần giải thích lý do. Về nguyên tắc có thể bị phạt hành chính (過料), thực tế nhiều nơi chỉ nhắc nhở. Tuy nhiên trễ quá lâu (trên 90 ngày không khai báo địa chỉ) là rủi ro thật với tư cách lưu trú — đừng chủ quan.

Tôi chuyển nhà giữa tháng thì tiền bảo hiểm, thuế cư trú tính thế nào?

Bảo hiểm y tế quốc dân tính theo tháng ở từng nơi; quận cũ sẽ gửi giấy thanh toán phần còn thiếu hoặc hoàn lại phần thừa. Thuế cư trú (住民税) của năm tài chính hiện tại vẫn do nơi bạn đăng ký cư trú ngày 1/1 thu, nên bạn có thể vẫn nhận giấy nộp thuế từ quận cũ. Đây là điều bình thường, không phải nhầm lẫn.

Chưa có nhà mới nhưng phải trả nhà cũ thì làm sao?

Bạn vẫn nên nộp 転出届 và nhanh chóng đăng ký địa chỉ mới khi có chỗ ở ổn định. Không nên để trống địa chỉ cư trú lâu vì ảnh hưởng tới bảo hiểm, thư từ và hồ sơ gia hạn visa.

Tôi có phải đổi số điện thoại khi chuyển nhà không?

Không. Số điện thoại di động và SIM giữ nguyên trên toàn nước Nhật. Bạn chỉ cần cập nhật địa chỉ đăng ký với nhà mạng để nhận hóa đơn và thư đúng chỗ.

Internet ở nhà mới chưa lắp kịp thì dùng gì?

Trong thời gian chờ cáp quang (thường 2 tuần–1 tháng), nhiều người dùng tạm WiFi cầm tay theo tháng hoặc SIM data dung lượng lớn, vì không cần thi công và dùng được ngay ngày dọn nhà.

Nguồn tham khảo

• 出入国在留管理庁 (Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản) — hướng dẫn về nghĩa vụ khai báo địa chỉ của người lưu trú trung và dài hạn, thời hạn 14 ngày và quy định thu hồi tư cách lưu trú.
• 総務省 (Bộ Nội vụ và Truyền thông) — Luật Sổ cư trú cơ bản (住民基本台帳法), quy định về 転出届・転入届・転居届.
• Trang web của các city office (区役所・市役所) — mẫu đơn, phí bản sao 住民票, giờ làm việc và dịch vụ hỗ trợ ngoại ngữ.
• 日本年金機構 (Japan Pension Service) — thủ tục thay đổi địa chỉ với 国民年金.
• 厚生労働省 (MHLW) — thông tin về 国民健康保険 khi chuyển nơi cư trú.
• 日本郵便 (Japan Post) — dịch vụ chuyển tiếp thư 転居・転送サービス và e転居.
• デジタル庁 / マイナポータル — dịch vụ 引越しワンストップ cho người có thẻ My Number.

Ngày kiểm tra nguồn

Nội dung trong bài được đối chiếu với thông tin công bố của các cơ quan nêu trên, kiểm tra ngày 15/06/2025.

Lưu ý quan trọng: thủ tục hành chính, mức phí và mẫu đơn có thể thay đổi và khác nhau giữa từng quận/thành phố. Bài viết này chỉ mang tính hướng dẫn tổng quát, không thay thế tư vấn chính thức. Trước khi đi, hãy kiểm tra lại trên trang web của city office nơi bạn ở, hoặc gọi trực tiếp cho quầy 住民課 / 外国人相談. Với các vấn đề liên quan tới tư cách lưu trú, hãy hỏi Cục Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc văn phòng hành chính sĩ (行政書士).

Chuẩn bị kết nối cho nhà mới

Chuyển nhà thì giấy tờ có thể chờ vài ngày, nhưng mạng thì không — bạn cần internet ngay để tra đường, gọi công ty chuyển nhà, đăng ký điện gas online và liên lạc với chủ nhà.

Nếu bạn đang trong giai đoạn chờ lắp cáp quang ở nhà mới, HD TELECOM có vài lựa chọn dùng được ngay:

• WiFi cầm tay theo tháng — không cần thi công, mang theo được, phù hợp giai đoạn chuyển tiếp.
• SIM data hàng tháng hoặc eSIM hàng tháng — nhận và kích hoạt nhanh, eSIM không cần chờ ship thẻ.
• SIM nghe gọi — cần thiết khi bạn phải gọi cho công ty gas, công ty chuyển nhà hay city office bằng số điện thoại Nhật.

Nếu đã là khách hàng của chúng tôi, bạn chỉ cần báo địa chỉ mới để thư từ và SIM thay thế được gửi đúng nơi — xem cách liên hệ tại trang hỗ trợ. Muốn so sánh các gói trước khi quyết định, xem danh sách sản phẩm. Nhân viên người Việt tại Shin-Okubo sẵn sàng giải đáp nếu bạn còn phân vân.