Mất thẻ cư trú ở Nhật phải làm sao? Hướng dẫn xin cấp lại

Trả lời nhanh

Nếu bạn mất thẻ cư trú (在留カード / zairyu card) ở Nhật, bạn phải nộp đơn xin cấp lại thẻ tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (出入国在留管理局) trong vòng 14 ngày kể từ ngày bạn phát hiện bị mất. Trước khi đi, hãy ra đồn cảnh sát hoặc koban trình báo mất đồ (遺失届) để lấy giấy chứng nhận hoặc số tiếp nhận — đây là giấy tờ bắt buộc trong hồ sơ.

Thủ tục cấp lại do mất, bị trộm hoặc mất vì thiên tai không mất phí, và ở nhiều Cục Xuất nhập cảnh bạn có thể nhận thẻ mới ngay trong ngày nếu hồ sơ đầy đủ. Nộp muộn quá 14 ngày có thể bị phạt hành chính và ảnh hưởng tới lần gia hạn tư cách lưu trú sau này.

Bài này dành cho ai

Bài viết dành cho bạn nếu:

• Bạn là người nước ngoài đang sống tại Nhật trên 3 tháng và đã được cấp thẻ cư trú (du học sinh, kỹ năng đặc định, thực tập sinh, kỹ sư/nhân văn, vĩnh trú, vợ/chồng người Nhật…).
• Bạn làm rơi, bị trộm, để quên thẻ cư trú trên tàu, hoặc mất ví có thẻ bên trong.
• Thẻ của bạn bị hỏng, bị gãy, giặt nát trong máy giặt, bong tróc, không đọc được chữ — quy trình gần giống, chỉ khác ở giấy tờ đi kèm.
• Bạn mất thẻ khi đang ở nước ngoài và chuẩn bị quay lại Nhật.
• Bạn đang giúp bạn bè, đàn em, nhân viên trong công ty làm thủ tục này.

Bài viết chỉ tập trung vào một việc duy nhất: xin cấp lại thẻ cư trú bị mất. Các thủ tục khác (gia hạn visa, đổi tư cách lưu trú, đăng ký địa chỉ) không nằm trong phạm vi bài này.

Trường hợp KHÔNG áp dụng

Hướng dẫn này không dùng được cho các trường hợp sau:

• Người vĩnh trú đặc biệt (特別永住者): bạn dùng 特別永住者証明書 chứ không phải thẻ cư trú. Thủ tục cấp lại nộp tại văn phòng quận/thành phố (市区町村役所) nơi bạn đăng ký cư trú, không phải Cục Xuất nhập cảnh.
• Người nhập cảnh ngắn hạn (visa du lịch, công tác dưới 90 ngày): bạn không được cấp thẻ cư trú nên không có thủ tục này. Nếu mất hộ chiếu, hãy liên hệ đại sứ quán/lãnh sự quán nước bạn.
• Mất hộ chiếu: hộ chiếu do nước bạn cấp. Người Việt Nam liên hệ Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo hoặc Tổng Lãnh sự quán tại Osaka/Fukuoka.
• Mất thẻ My Number (マイナンバーカード) hoặc thẻ bảo hiểm y tế: làm lại tại văn phòng quận/thành phố, kèm khóa thẻ qua tổng đài My Number. Đây là thủ tục riêng.
• Mất bằng lái xe Nhật: làm lại tại trung tâm cấp bằng lái (運転免許センター) của tỉnh.
• Thẻ cư trú hết hạn: đây là thủ tục gia hạn thời hạn hiệu lực thẻ, khác với cấp lại do mất.

Nếu bạn mất cả ví (thẻ cư trú + My Number + thẻ ngân hàng + bảo hiểm), bạn sẽ phải làm nhiều thủ tục song song ở nhiều nơi khác nhau. Bài này chỉ giải quyết phần thẻ cư trú.

Các bước thực hiện

1. Tìm lại thật kỹ trước khi kết luận là mất. Kiểm tra túi áo khoác, balo, ngăn kéo, chỗ làm thêm, ký túc xá. Nếu nghi để quên trên tàu, hãy gọi trung tâm đồ thất lạc (忘れ物センター) của hãng tàu (JR, Tokyo Metro, tàu tư nhân) hoặc hỏi nhân viên nhà ga. Nếu để quên ở cửa hàng, gọi lại cửa hàng ngay.
2. Trình báo cảnh sát (遺失届 / 盗難届). Ra koban (交番) gần nhất hoặc đồn cảnh sát, nói rõ bạn làm mất thẻ cư trú. Cảnh sát sẽ lập biên bản và cấp cho bạn số tiếp nhận (受理番号). Hãy chụp ảnh hoặc ghi lại số này cẩn thận, và nếu được, xin luôn giấy chứng nhận đã tiếp nhận trình báo (遺失届出証明書 / 盗難届出証明書). Nếu mất do cháy nhà, động đất, lụt thì xin giấy chứng nhận thiên tai (罹災証明書) tại văn phòng quận/thành phố hoặc sở cứu hỏa.
3. Chuẩn bị ảnh thẻ. Ảnh 4cm × 3cm, nền trơn, chụp trong vòng 3 tháng gần nhất, nhìn thẳng, không đội mũ. Máy chụp ảnh tự động (証明写真機) ở ga tàu hoặc trước combini là nhanh nhất. Người dưới 16 tuổi không cần ảnh.
4. Điền đơn xin cấp lại thẻ cư trú (在留カード再交付申請書). Mẫu đơn tải trên trang của Cục Xuất nhập cảnh (出入国在留管理庁) hoặc lấy trực tiếp tại quầy. Điền bằng chữ in, ghi rõ hoàn cảnh mất thẻ (mất ở đâu, khi nào, phát hiện lúc nào).
5. Đến Cục Xuất nhập cảnh khu vực nơi bạn cư trú trong vòng 14 ngày. Mang đủ hồ sơ ở mục dưới. Lấy số thứ tự, nộp hồ sơ tại quầy phụ trách thủ tục thẻ cư trú.
6. Chờ và nhận thẻ mới. Nhiều Cục cấp thẻ mới ngay trong ngày, thời gian chờ thường 1–3 tiếng tùy lượng người. Một số chi nhánh nhỏ có thể hẹn ngày khác hoặc gửi qua bưu điện.
7. Báo lại cho các bên liên quan. Trường học, công ty, công ty phái cử, chủ nhà (nếu hợp đồng cần bản sao thẻ), ngân hàng nếu bạn đăng ký bằng thẻ cũ. Số thẻ cư trú mới sẽ khác số cũ.
8. Phòng ngừa cho lần sau: chụp ảnh mặt trước và mặt sau thẻ mới, lưu vào Google Drive hoặc iCloud, và in một bản photo cất ở nhà.

Giấy tờ cần chuẩn bị

Mẹo thực tế: nếu bạn còn giữ ảnh chụp thẻ cư trú cũ trong điện thoại, hãy mang theo. Nó không thay thế được giấy tờ gốc nhưng giúp bạn điền đúng số thẻ, ngày hết hạn, tư cách lưu trú trong đơn — tiết kiệm rất nhiều thời gian ở quầy.

Nếu bạn nhờ người khác (công ty, nhà trường, hành chính sĩ 行政書士) nộp thay, cần có giấy tờ ủy quyền hoặc tư cách đại diện hợp lệ. Bạn bè bình thường không nộp thay được.

Chi phí

Nói cách khác, trường hợp mất thẻ thông thường bạn gần như không tốn phí nhà nước, chi phí chủ yếu là ảnh và tiền tàu. Phương thức nộp phí (tem thu nhập 収入印紙 hay thanh toán điện tử) có thể thay đổi theo thời điểm, nên hãy kiểm tra thông báo mới nhất trên trang của Cục Xuất nhập cảnh trước khi đi.

Thời hạn / thời gian xử lý

Thời hạn nộp đơn: 14 ngày

Bạn phải nộp đơn xin cấp lại trong vòng 14 ngày kể từ ngày biết mình bị mất thẻ. Nếu bạn mất thẻ khi đang ở nước ngoài, thời hạn 14 ngày tính từ ngày bạn nhập cảnh trở lại Nhật Bản.

Quá hạn có thể bị phạt hành chính (số tiền theo quy định của Luật Quản lý xuất nhập cảnh, có thể lên tới 200.000 yên), và quan trọng hơn, hồ sơ của bạn sẽ có ghi nhận không tuân thủ nghĩa vụ khai báo — điều này bất lợi khi xin gia hạn hoặc đổi tư cách lưu trú, xin vĩnh trú sau này. Nếu bạn đã lỡ quá 14 ngày, vẫn phải đi nộp ngay, kèm bản giải trình lý do chậm trễ (理由書). Đi muộn còn hơn không đi.

Thời gian nhận thẻ mới

• Nộp trực tiếp tại Cục Xuất nhập cảnh chính: thường nhận thẻ mới ngay trong ngày, chờ khoảng 1–3 tiếng.
• Nộp tại chi nhánh nhỏ (支局・出張所): có nơi phải hẹn lại hoặc nhận qua bưu điện, mất vài ngày đến 1–2 tuần.
• Ngày đông nhất: đầu tuần, đầu tháng, ngày sau kỳ nghỉ dài. Nên đi buổi sáng sớm, ngay khi mở cửa.

Trong lúc chưa có thẻ mới thì sao?

Bạn vẫn đang cư trú hợp pháp. Hãy mang theo hộ chiếu và giữ biên nhận/giấy tờ trình báo cảnh sát để giải thích nếu bị kiểm tra. Tuy nhiên, đây chỉ là biện pháp tạm thời — hãy hoàn tất thủ tục càng sớm càng tốt.

Nơi nộp / nơi thực hiện

Nộp tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực (地方出入国在留管理局) phụ trách nơi bạn đang sống, hoặc chi nhánh của cục đó. Một số địa chỉ chính:

• Tokyo và vùng Kanto: Cục Xuất nhập cảnh Tokyo (東京出入国在留管理局) ở Konan, Minato-ku — đi từ ga Shinagawa. Ngoài ra có các chi nhánh ở Tachikawa, Yokohama, Saitama, Chiba.
• Vùng Kansai: Cục Xuất nhập cảnh Osaka (大阪出入国在留管理局) ở Suminoe-ku, Osaka; chi nhánh Kobe, Kyoto.
• Các vùng khác: Nagoya, Hiroshima, Fukuoka, Sendai, Sapporo, Takamatsu và các chi nhánh trực thuộc.

Giờ làm việc phổ biến là 9:00–12:00 và 13:00–16:00, thứ Hai đến thứ Sáu, nghỉ thứ Bảy, Chủ nhật và ngày lễ. Hãy kiểm tra giờ mở cửa của đúng cơ sở bạn định đến trên trang chính thức, vì một số chi nhánh có giờ khác.

Lưu ý quan trọng: văn phòng quận/thành phố (区役所・市役所) không nhận đơn cấp lại thẻ cư trú (trừ trường hợp người vĩnh trú đặc biệt). Đừng mất công đi nhầm.

Phần trình báo mất thì ngược lại — bạn làm ở koban hoặc đồn cảnh sát bất kỳ, gần nhà hay gần nơi nghi bị mất đều được.

Lỗi thường gặp

• Bỏ qua bước trình báo cảnh sát. Đây là lỗi phổ biến nhất. Đến Cục Xuất nhập cảnh mà không có giấy chứng nhận hoặc số tiếp nhận của cảnh sát, bạn sẽ bị trả về và phải đi lại lần nữa.
• Để quá 14 ngày vì bận đi làm. Rất nhiều bạn thực tập sinh, kỹ năng đặc định trì hoãn vì không xin nghỉ được. Hãy báo công ty sớm — đây là nghĩa vụ pháp lý, công ty có trách nhiệm tạo điều kiện.
• Ảnh sai quy cách. Ảnh cũ hơn 3 tháng, ảnh selfie in ra, ảnh nền có họa tiết, ảnh sai kích thước đều bị từ chối. Dùng máy chụp ảnh tự động và chọn chế độ 4×3 cho giấy tờ xuất nhập cảnh.
• Quên mang hộ chiếu. Không có hộ chiếu, hồ sơ phức tạp hơn nhiều vì phải viết giải trình.
• Đi nhầm ward office. Đã nói ở trên, nhưng lỗi này lặp lại rất nhiều.
• Không lưu lại số tiếp nhận của cảnh sát. Tờ giấy nhỏ dễ mất — chụp ảnh ngay.
• Không có bản sao thẻ cũ. Khiến bạn không nhớ số thẻ, ngày cấp, thời hạn — mất thời gian tra cứu tại quầy.
• Quên cập nhật cho công ty/trường học. Số thẻ mới khác số cũ; hồ sơ nhân sự, hồ sơ học vụ, hợp đồng thuê nhà có thể cần cập nhật.
• Nghĩ rằng mất thẻ thì mất luôn tư cách lưu trú. Không phải. Tư cách lưu trú của bạn vẫn còn nguyên, thẻ chỉ là vật chứng minh.
• Không mang thẻ theo người sau khi có thẻ mới. Người từ 16 tuổi trở lên có nghĩa vụ luôn mang theo thẻ cư trú và xuất trình khi cơ quan chức năng yêu cầu; vi phạm có thể bị xử phạt.

Câu hỏi thường gặp

Mất thẻ cư trú có bị trục xuất không?

Không. Việc làm mất thẻ không làm mất tư cách lưu trú của bạn. Vấn đề chỉ phát sinh nếu bạn không làm thủ tục cấp lại hoặc để quá hạn 14 ngày, khi đó có thể bị phạt hành chính và bị đánh giá bất lợi trong các lần xin gia hạn sau.

Không biết tiếng Nhật thì trình báo cảnh sát thế nào?

Bạn có thể dùng ứng dụng dịch trên điện thoại — cảnh sát Nhật đã quen với việc này. Hãy nói rõ cụm “在留カードをなくしました” (tôi làm mất thẻ cư trú). Nhiều đồn cảnh sát lớn có dịch vụ phiên dịch qua điện thoại. Bạn cũng có thể nhờ bạn bè, người của công ty hoặc nhà trường đi cùng.

Cấp lại thẻ cư trú mất bao nhiêu tiền?

Trường hợp mất, bị trộm hoặc mất do thiên tai: miễn phí. Chỉ trường hợp bạn tự nguyện xin đổi thẻ dù thẻ cũ vẫn dùng tốt mới mất khoảng 1.600 yên.

Tìm lại được thẻ cũ sau khi đã xin cấp lại thì sao?

Bạn phải nộp trả lại thẻ cũ cho Cục Xuất nhập cảnh. Thẻ cũ đã bị vô hiệu hóa, không được tiếp tục sử dụng và tuyệt đối không vứt bỏ tùy tiện.

Mất thẻ cư trú khi đang ở nước ngoài thì làm sao quay lại Nhật?

Hãy liên hệ ngay đại sứ quán hoặc lãnh sự quán Nhật Bản tại nước bạn đang ở để được hướng dẫn, vì hãng hàng không có thể từ chối cho lên máy bay nếu bạn không chứng minh được tư cách lưu trú. Sau khi về Nhật, bạn nộp đơn cấp lại trong vòng 14 ngày kể từ ngày nhập cảnh.

Thẻ bị gãy đôi hoặc giặt trong máy giặt có phải trình báo cảnh sát không?

Không. Trường hợp thẻ hỏng/bẩn, bạn mang chính chiếc thẻ hỏng đó đến Cục Xuất nhập cảnh cùng đơn và ảnh, không cần giấy của cảnh sát.

Có làm online được không?

Một số thủ tục liên quan đến thẻ cư trú đã được đưa lên hệ thống trực tuyến của Cục Xuất nhập cảnh, nhưng điều kiện sử dụng (đăng ký tài khoản, tư cách người nộp) thay đổi theo thời gian. Với trường hợp mất thẻ, nộp trực tiếp tại quầy vẫn là cách chắc chắn và nhanh nhất vì nhiều nơi trả thẻ ngay trong ngày. Hãy kiểm tra trang chính thức để biết tình trạng mới nhất.

Trong thời gian chờ thẻ mới, đi làm thêm có sao không?

Quyền làm việc của bạn không thay đổi. Tuy nhiên, nếu bạn là du học sinh có giấy phép hoạt động ngoài tư cách (資格外活動許可) được ghi ở mặt sau thẻ, hãy giải thích với nơi làm thêm và cho họ xem giấy trình báo cảnh sát cho tới khi có thẻ mới.

Nguồn tham khảo

• 出入国在留管理庁 (Cơ quan Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản) — hướng dẫn thủ tục cấp lại thẻ cư trú (在留カードの再交付申請), mẫu đơn và danh sách giấy tờ: www.moj.go.jp/isa/
• 出入国在留管理庁 — nghĩa vụ mang theo và xuất trình thẻ cư trú, các nghĩa vụ khai báo của người nước ngoài
• 入管法 (Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận tị nạn) — quy định về thời hạn 14 ngày và chế tài, tra cứu tại e-Gov 法令検索: elaws.e-gov.go.jp
• 警察庁 / cảnh sát các tỉnh — hướng dẫn thủ tục trình báo mất đồ (遺失届) và cấp giấy chứng nhận tiếp nhận
• Trang thông tin của các Cục Xuất nhập cảnh khu vực (Tokyo, Osaka, Nagoya, Fukuoka…) về địa chỉ và giờ làm việc

Lưu ý: đây là chủ đề liên quan trực tiếp đến tư cách lưu trú. Quy định, mức phí và cách nộp phí có thể thay đổi. Trước khi đi, bạn hãy kiểm tra lại trên trang chính thức của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú, hoặc gọi tổng đài tư vấn dành cho người nước ngoài (Foreign Residents Support Center – FRESC) để xác nhận thông tin áp dụng cho trường hợp của bạn.

Ngày kiểm tra nguồn

Nội dung trong bài được đối chiếu với thông tin công bố của Cơ quan Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản vào tháng 5/2025. (Biên tập viên vui lòng cập nhật lại ngày kiểm tra cụ thể ngay trước khi đăng và xác nhận lại mức phí 1.600 yên cùng phương thức thanh toán hiện hành.)

Kêu gọi hành động

Một điều ít người để ý: khi mất thẻ cư trú, thứ cứu bạn nhanh nhất thường là chiếc điện thoại còn kết nối — để gọi cảnh sát, gọi trung tâm đồ thất lạc của nhà ga, tra đường tới Cục Xuất nhập cảnh, và mở ảnh chụp thẻ cũ đã lưu trên cloud.

Nếu bạn đang dùng SIM chỉ có data, hãy nhớ rằng SIM data thông thường không gọi được tới số 110 hay tổng đài của nhà ga. Trong những tình huống như thế này, một SIM nghe gọi có số điện thoại Nhật sẽ tiện hơn rất nhiều — bạn có thể đăng ký tại đây.

Còn nếu bạn chỉ cần mạng ổn định để dùng Google Maps, ứng dụng dịch và lưu giấy tờ lên cloud, HD TELECOM có SIM data hàng tháng, eSIM hàng tháng (nhận qua mã QR, không cần chờ ship) và WiFi cầm tay. Xem toàn bộ tại trang sản phẩm.

Có thắc mắc về thanh toán, chuyển khoản hay cách kích hoạt, bạn ghé trang hỗ trợ; đội ngũ HD TELECOM tại Shin-Okubo, Tokyo hỗ trợ tiếng Việt. Thêm nhiều bài hướng dẫn thủ tục tại blog của chúng tôi.

Và việc nên làm ngay hôm nay, dù bạn chưa mất gì: chụp mặt trước và mặt sau thẻ cư trú, lưu lên Google Drive hoặc iCloud. Mất 30 giây, tiết kiệm cho bạn cả buổi khi có chuyện.