Checklist cho người mới sang Nhật: giấy tờ, SIM, ngân hàng, nhà ở

Trả lời nhanh

Trong 30 ngày đầu ở Nhật, bạn cần làm 6 việc theo đúng thứ tự này: (1) nhận thẻ cư trú (在留カード) tại sân bay → (2) mua SIM hoặc eSIM có số điện thoại Nhật → (3) đăng ký địa chỉ tại ward/city office trong vòng 14 ngày → (4) đăng ký bảo hiểm y tế quốc dân và nhận My Number → (5) mở tài khoản ngân hàng → (6) hoàn tất hợp đồng nhà và Internet.

Lý do SIM phải làm sớm: hầu hết thủ tục sau đó (mở tài khoản ngân hàng, hợp đồng nhà, đăng ký Internet, xin việc, ví điện tử) đều yêu cầu một số điện thoại Nhật nhận được SMS. Nếu chưa có số Nhật, bạn sẽ bị kẹt ở bước ngân hàng và nhà ở.

Việc bắt buộc theo luật và có thời hạn cứng chỉ có một: đăng ký địa chỉ cư trú trong 14 ngày kể từ khi bạn có chỗ ở cố định. Các việc còn lại không có phạt nhưng làm chậm thì cuộc sống rất bất tiện.

Bài này dành cho ai

Bài viết dành cho bạn nếu:

• Bạn vừa sang Nhật hoặc sắp sang trong 1–2 tháng tới, với visa du học, kỹ năng đặc định (特定技能), thực tập sinh (技能実習), kỹ thuật viên – nhân văn – nghiệp vụ quốc tế (技術・人文知識・国際業務), hoặc theo diện gia đình.
• Bạn ở Nhật từ 3 tháng trở lên và được cấp thẻ cư trú (không phải khách du lịch ngắn ngày).
• Bạn muốn một danh sách rõ ràng "làm gì trước, làm gì sau" thay vì đọc rải rác nhiều nơi.
• Bạn là người bảo lãnh, người quản lý thực tập sinh hoặc anh chị đi trước, cần một checklist để hướng dẫn người mới.

Bài này viết theo trình tự thời gian thực tế: từ lúc hạ cánh, đến hết tháng đầu tiên. Bạn có thể đọc một lượt rồi lưu lại để tick từng mục.

Trường hợp KHÔNG áp dụng

Checklist này không dành cho các trường hợp sau:

• Khách du lịch, công tác ngắn hạn dưới 90 ngày (visa miễn thị thực, tem "Temporary Visitor"): bạn không có thẻ cư trú, không đăng ký địa chỉ, không mở được tài khoản ngân hàng thông thường và không ký được SIM hợp đồng dài hạn. Bạn chỉ cần SIM/eSIM du lịch hoặc WiFi cầm tay.
• Người đã ở Nhật và chỉ chuyển chỗ trọ: bạn không làm lại từ đầu, chỉ cần làm thủ tục chuyển ra (転出届) tại quận cũ và chuyển vào (転入届) tại quận mới trong 14 ngày, rồi cập nhật địa chỉ với ngân hàng, nhà mạng, trường/công ty.
• Người đến theo chương trình có công ty/trường làm hộ toàn bộ: nhiều công ty tiếp nhận kỹ năng đặc định và nghiệp đoàn thực tập sinh sẽ dẫn bạn đi làm giấy tờ trong tuần đầu. Bạn vẫn nên đọc để biết mình đã có gì, thiếu gì, nhưng đừng tự đi làm song song gây trùng lặp.
• Người mang quốc tịch Nhật hoặc vĩnh trú đã có sẵn giấy tờ: phần thẻ cư trú và tư cách lưu trú không áp dụng.

Ngoài ra, bài này không phải tư vấn pháp lý về visa. Các thủ tục liên quan tư cách lưu trú, thuế, bảo hiểm và lương hưu thay đổi theo từng địa phương và từng thời điểm — hãy kiểm tra lại với ward/city office nơi bạn ở.

Các bước thực hiện

Giai đoạn 1: Ngay tại sân bay (ngày đầu tiên)

1. Làm thủ tục nhập cảnh và nhận thẻ cư trú. Nếu bạn nhập cảnh qua các sân bay lớn (Narita, Haneda, Kansai, Chubu, Fukuoka, New Chitose, Naha, Sendai, Hiroshima), thẻ cư trú được cấp ngay tại quầy nhập cảnh. Nếu nhập cảnh sân bay nhỏ hơn, bạn sẽ nhận hộ chiếu có dán tem "在留カード後日交付" (thẻ cư trú cấp sau) và thẻ sẽ được gửi về địa chỉ sau khi bạn đăng ký cư trú.
2. Kiểm tra ngay 4 thông tin trên thẻ cư trú: họ tên (đúng thứ tự như hộ chiếu), ngày sinh, tư cách lưu trú, ngày hết hạn. Nếu có tư cách du học hoặc gia đình, hãy kiểm tra thêm mặt sau có dấu cho phép làm thêm (資格外活動許可) chưa — nếu chưa, bạn có thể xin luôn tại sân bay bằng đơn xin phép hoạt động ngoài tư cách.
3. Kích hoạt kết nối di động. Đây là bước nhiều người bỏ qua rồi hối hận. Nếu bạn đã mua eSIM trước khi bay, chỉ cần bật máy và cài profile là có mạng ngay khi xuống sân bay. Nếu chưa, hãy dùng WiFi miễn phí sân bay để liên hệ người đón, nhưng đặt mục tiêu có số điện thoại Nhật trong 1–3 ngày đầu.

Giai đoạn 2: 1–3 ngày đầu — có mạng và số điện thoại Nhật

1. Xác định bạn cần loại nào. Nếu chỉ cần Internet để tra đường, học online, gọi Zalo/LINE về nhà: SIM data hoặc eSIM data là đủ. Nếu bạn cần mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng nhà, đi xin việc baito, đăng ký ví điện tử: bạn cần số điện thoại Nhật nhận được cuộc gọi và SMS — tức là SIM nghe gọi.
2. Đăng ký SIM/eSIM. Với người mới sang, cách nhanh nhất là đăng ký online rồi nhận SIM về địa chỉ trọ, hoặc dùng eSIM để có mạng trong vài phút. Xem các lựa chọn tại trang sản phẩm: SIM data hàng tháng, eSIM hàng tháng, SIM trả trước 12 tháng và WiFi cầm tay.
3. Nếu ở ghép hoặc chưa có Internet trong nhà, WiFi cầm tay là giải pháp cầu nối tốt cho 1–3 tháng đầu, vì không cần thi công, không cần chủ nhà đồng ý, và dùng được cho nhiều thiết bị.
4. Lưu số điện thoại Nhật của bạn vào ghi chú theo dạng 090-xxxx-xxxx. Bạn sẽ phải viết số này vào hàng chục tờ giấy trong tháng đầu.

Giai đoạn 3: Trong 14 ngày — ward/city office (bước quan trọng nhất)

1. Đăng ký địa chỉ cư trú (住民登録 / 転入届). Mang thẻ cư trú và hộ chiếu đến quầy 住民課 hoặc 市民課 của ward/city office nơi bạn ở. Nhân viên sẽ ghi địa chỉ vào mặt sau thẻ cư trú. Từ lúc này bạn chính thức là "住民" (cư dân) của quận đó.
2. Đăng ký bảo hiểm y tế. Nếu bạn là du học sinh hoặc không được công ty tham gia bảo hiểm xã hội, hãy đăng ký bảo hiểm y tế quốc dân (国民健康保険) ngay cùng ngày, tại quầy 保険年金課. Có bảo hiểm này, bạn chỉ trả 30% chi phí khám chữa bệnh. Nếu công ty đã tham gia 社会保険 cho bạn, bỏ qua bước này.
3. Hỏi luôn về lương hưu quốc dân (国民年金). Người từ 20 tuổi trở lên có địa chỉ ở Nhật về nguyên tắc thuộc diện tham gia. Du học sinh có thể xin chế độ hoãn nộp dành cho sinh viên (学生納付特例). Hãy hỏi trực tiếp tại quầy trong cùng buổi để không bị nợ đóng.
4. Xin 2–3 bản giấy chứng nhận cư trú (住民票). Bạn sẽ cần khi mở ngân hàng, ký hợp đồng nhà, xin việc. Xin sẵn để không phải quay lại.
5. Chờ giấy thông báo My Number. Sau khi đăng ký địa chỉ, giấy thông báo mã số cá nhân (個人番号) sẽ được gửi bằng thư về địa chỉ của bạn. Bạn có thể làm thêm đơn xin thẻ My Number (マイナンバーカード) — thẻ này rất hữu ích vì là giấy tờ tùy thân có ảnh và dùng được cho nhiều thủ tục online.

Giai đoạn 4: Tuần 2–3 — ngân hàng và các đăng ký sinh hoạt

1. Mở tài khoản ngân hàng. Lựa chọn dễ nhất cho người mới sang thường là Japan Post Bank (ゆうちょ銀行) vì có chi nhánh ở khắp nơi và quen với hồ sơ người nước ngoài. Ngoài ra có MUFG, SMBC, Mizuho, hoặc ngân hàng địa phương mà công ty/trường bạn chỉ định để nhận lương.
2. Lưu ý quy định 6 tháng. Nhiều ngân hàng lớn yêu cầu bạn đã ở Nhật trên 6 tháng mới mở được tài khoản chuyển tiền quốc tế đầy đủ. Nếu bạn vừa sang, hãy nói rõ mục đích "nhận lương" hoặc "nộp học phí" và mang theo giấy chứng nhận của trường/công ty — thường sẽ được xử lý linh hoạt hơn.
3. Đăng ký điện, gas, nước. Điện và nước có thể đăng ký online hoặc qua điện thoại. Gas thì bắt buộc phải có người của công ty gas đến mở van và bạn phải có mặt — hãy hẹn sớm, nếu không bạn sẽ tắm nước lạnh cả tuần.
4. Đăng ký ví điện tử / thẻ tàu. PayPay, thẻ Suica/PASMO (hoặc thẻ IC địa phương) sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian. Ví điện tử cần số điện thoại Nhật để xác thực SMS.
5. Cập nhật địa chỉ với trường hoặc công ty, và với nhà mạng nếu bạn đăng ký SIM trước khi có địa chỉ chính thức.

Giai đoạn 5: Tuần 3–4 — nhà ở và Internet cố định

1. Xác nhận lại điều kiện hợp đồng nhà. Nếu ở ký túc xá hoặc nhà công ty, bạn chỉ cần đọc nội quy và biết mình trả bao nhiêu mỗi tháng. Nếu tự thuê, hãy giữ bản hợp đồng (賃貸借契約書) — đây là giấy tờ dùng để chứng minh nơi ở khi làm nhiều thủ tục khác.
2. Kiểm tra nhà đã có Internet sẵn chưa. Nhiều căn hộ ghi "インターネット無料" hoặc "光配線済み" — nghĩa là đã có sẵn hoặc đã kéo cáp quang tới tòa nhà. Hỏi chủ nhà hoặc công ty quản lý trước khi ký hợp đồng mới.
3. Nếu nhà chưa có Internet, bạn có 3 hướng: (a) đăng ký Internet cáp quang cố định — nhanh nhưng cần chủ nhà đồng ý và phải chờ thi công; (b) dùng router WiFi 4G/5G cắm điện tại nhà; (c) dùng WiFi cầm tay hàng tháng — mang đi được, không cần thi công, không ràng buộc 2 năm.
4. Tính lại tổng chi phí viễn thông của bạn. Nếu bạn đang trả cả SIM data + WiFi + Internet nhà, rất có thể bạn đang trả trùng. Người ở một mình, dùng máy tính không quá nhiều thường chỉ cần một SIM data dung lượng lớn hoặc một cục WiFi là đủ.

Giấy tờ cần chuẩn bị

Đây là bộ giấy tờ bạn nên có trong một chiếc bìa nhựa, mang theo mỗi lần đi làm thủ tục:

Riêng để đăng ký SIM/eSIM tại Nhật

• Thẻ cư trú còn hiệu lực (thường yêu cầu còn hạn tối thiểu vài tháng).
• Hộ chiếu (một số trường hợp).
• Địa chỉ nhận hàng tại Nhật.
• Phương thức thanh toán: thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ hoặc chuyển khoản ngân hàng — chi tiết cách thanh toán xem tại trang hỗ trợ.
• Với SIM nghe gọi, có thể cần thêm bước xác thực danh tính theo quy định; xem hướng dẫn tại trang đăng ký SIM nghe gọi.

Chi phí

Số liệu dưới đây là mức tham khảo phổ biến tại thời điểm kiểm tra nguồn. Chi phí thực tế khác nhau theo địa phương, thu nhập và nhà cung cấp — hãy xác nhận lại trước khi chi tiền.

Kinh nghiệm thực tế: hãy dự trù tiền mặt cho 1 tháng đầu (nhà, ăn uống, đi lại, giấy tờ) vì tài khoản ngân hàng chưa chắc dùng được ngay và không phải nơi nào cũng nhận thẻ.

Thời hạn / thời gian xử lý

Nơi nộp / nơi thực hiện

Ward office / city office (市役所・区役所)

Đây là nơi bạn xử lý gần như toàn bộ giấy tờ hành chính: đăng ký địa chỉ, bảo hiểm y tế, lương hưu, My Number, giấy chứng nhận cư trú, đăng ký hộ khẩu con nhỏ. Bạn phải đến đúng quận/thành phố nơi bạn ở, không phải nơi nào cũng được. Giờ làm việc phổ biến 8:30–17:15, thứ Hai đến thứ Sáu, nghỉ cuối tuần và lễ. Nhiều quận đông người nước ngoài (Shinjuku, Toshima, Adachi, Kawaguchi…) có quầy hỗ trợ tiếng nước ngoài hoặc phiên dịch qua tablet — cứ nói "ベトナム語、お願いします" hoặc "English, please".

Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú (出入国在留管理庁)

Nơi xử lý gia hạn tư cách lưu trú, đổi tư cách, xin phép làm thêm, cấp lại thẻ cư trú bị mất. Không phải ward office. Bạn cần đặt trước hoặc đi thật sớm vì rất đông.

Ngân hàng và bưu điện

Japan Post Bank làm việc tại quầy bưu điện lớn (ゆうちょ銀行 hoặc 郵便局貯金窓口), thường 9:00–16:00. Ngân hàng thương mại thường 9:00–15:00. Hãy đi vào buổi sáng đầu tuần, tránh ngày cuối tháng và ngày 25 (ngày trả lương, cực đông).

SIM, eSIM và WiFi

Bạn có thể đăng ký online và nhận SIM tại địa chỉ nhà, hoặc đến cửa hàng. HD TELECOM có trụ sở tại Shin-Okubo, Tokyo — khu vực rất tiện cho người Việt ở Tokyo và vùng Kanto. Nếu bạn ở xa, đăng ký online rồi nhận qua bưu điện là nhanh nhất. Thông tin thanh toán và chuyển khoản xem tại trang hỗ trợ.

Lỗi thường gặp

• Quá 14 ngày mới đi đăng ký địa chỉ. Hậu quả không chỉ là bị nhắc nhở: bạn không mở được tài khoản ngân hàng, không xin được giấy tờ, có thể bị chậm bảo hiểm y tế và phải tự trả 100% tiền khám bệnh trong thời gian đó.
• Không kiểm tra mặt sau thẻ cư trú. Nếu mặt sau chưa ghi địa chỉ, thẻ của bạn coi như chưa hoàn tất và nhiều nơi sẽ từ chối nhận hồ sơ.
• Mua SIM du lịch 15–30 ngày rồi tưởng dùng được lâu dài. Rất nhiều người mới sang mắc lỗi này: hết hạn giữa lúc đang đi làm giấy tờ, mất liên lạc với trường/công ty. Người ở dài hạn nên dùng gói hàng tháng hoặc gói 12 tháng.
• Chỉ dùng SIM data (không có số điện thoại) rồi kẹt ở bước ngân hàng. Ngân hàng, PayPay, nhiều app xin việc, thậm chí công ty gas đều cần gọi hoặc gửi SMS cho bạn. Nếu bạn sẽ đi làm hoặc mở tài khoản, hãy chọn SIM nghe gọi ngay từ đầu để không phải làm lại thủ tục.
• Đăng ký SIM bằng địa chỉ nhà bạn bè rồi quên cập nhật. Sau này giấy tờ, hóa đơn, SIM thay thế đều gửi sai địa chỉ.
• Ký hợp đồng Internet cáp quang 2 năm khi mới sang. Nếu bạn chuyển nhà, đổi trường, đổi việc trong năm đầu — chuyện rất phổ biến — bạn sẽ mất phí phá hợp đồng và phí tháo lắp. Với 6–12 tháng đầu chưa ổn định, WiFi cầm tay hoặc SIM data dung lượng lớn linh hoạt hơn nhiều.
• Đăng ký Internet mà chưa xin phép chủ nhà. Thi công cáp quang có thể phải khoan tường hoặc đi dây ngoài trời. Không hỏi trước là dễ mất tiền hoặc bị hủy hẹn thi công.
• Bỏ qua bảo hiểm y tế vì "tôi khỏe, không cần". Một lần vào viện không có bảo hiểm có thể tốn vài trăm nghìn yên. Ngoài ra khi gia hạn visa, việc đã đóng bảo hiểm và thuế đầy đủ là điểm cộng.
• Không giữ lại giấy tờ. Hợp đồng nhà, biên lai đóng bảo hiểm, giấy nộp thuế, hợp đồng lao động — hãy giữ hết trong một bìa. Khi gia hạn hoặc đổi visa bạn sẽ cần.
• Chuyển nhà mà không làm thủ tục chuyển ra/chuyển vào. Địa chỉ trên thẻ cư trú sai là sai luôn dữ liệu bảo hiểm, thuế, thư từ quan trọng.

Câu hỏi thường gặp

Việc nào cần làm đầu tiên: SIM hay ward office?

SIM trước. Đơn giản vì tờ đăng ký ở ward office, ngân hàng và hợp đồng nhà đều có ô "số điện thoại". Có mạng và số điện thoại Nhật trong 1–3 ngày đầu sẽ giúp mọi bước sau trôi chảy. Riêng đăng ký địa chỉ vẫn phải hoàn tất trong 14 ngày.

Tôi có thể mua SIM khi chưa có địa chỉ cố định ở Nhật không?

Được, nếu bạn có địa chỉ nhận hàng (nhà người quen, ký túc xá, khách sạn dài hạn). Hoặc dùng eSIM — không cần nhận hàng vật lý, cài trực tiếp lên máy. Sau khi có địa chỉ chính thức, hãy cập nhật lại với nhà mạng.

Mở tài khoản ngân hàng có bắt buộc phải có số điện thoại Nhật không?

Thực tế là gần như bắt buộc. Ngân hàng cần liên lạc được với bạn, và nhiều dịch vụ Internet banking xác thực bằng SMS đến số Nhật. Số điện thoại nước ngoài thường không được chấp nhận.

Du học sinh mới sang có mở được tài khoản ngân hàng ngay không?

Japan Post Bank thường là nơi dễ nhất cho người mới sang. Hãy mang thẻ cư trú (đã ghi địa chỉ), hộ chiếu, thẻ sinh viên hoặc giấy nhập học, con dấu và số điện thoại Nhật. Một số ngân hàng lớn yêu cầu bạn ở Nhật trên 6 tháng cho một số dịch vụ.

Nhà tôi chưa có Internet, chờ lắp cáp quang 1 tháng thì làm sao học online?

Dùng WiFi cầm tay hàng tháng hoặc một SIM data dung lượng lớn phát hotspot. Cả hai đều dùng được ngay, không thi công. Nhiều người sau đó thấy đủ dùng và bỏ luôn ý định lắp cáp quang.

Nếu tôi quá 14 ngày mới đi đăng ký địa chỉ thì có bị gì không?

Bạn vẫn nên đi ngay, càng sớm càng tốt, và giải thích trung thực lý do chậm. Trên nguyên tắc việc chậm khai báo có thể bị xử lý theo quy định, nhưng vấn đề lớn hơn là bạn bị chậm bảo hiểm y tế và các thủ tục khác. Hãy hỏi cụ thể tại ward office nơi bạn ở.

Tôi nên dùng SIM data hay SIM nghe gọi?

Nếu bạn chỉ học, dùng LINE/Zalo và không cần gọi điện thoại thường: SIM data đủ và rẻ hơn. Nếu bạn đi làm, đi baito, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký ví điện tử, thuê nhà: chọn SIM nghe gọi để có số Nhật nhận SMS và cuộc gọi.

Tôi chuyển nhà giữa hợp đồng SIM thì có phải làm gì?

Có — hãy thông báo địa chỉ mới cho nhà mạng để nhận được thư từ, hóa đơn và SIM thay thế khi cần. Với WiFi cầm tay hoặc SIM, bạn không phải tháo lắp gì, chỉ cần mang theo.

Tôi cần làm gì nếu mất thẻ cư trú?

Trình báo cảnh sát để lấy giấy xác nhận mất, rồi đến Cục Quản lý xuất nhập cảnh xin cấp lại trong vòng 14 ngày kể từ khi phát hiện mất. Mang hộ chiếu và ảnh thẻ.

Nguồn tham khảo

• Cục Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản (出入国在留管理庁) — thông tin về thẻ cư trú, thủ tục khai báo thay đổi: isa.go.jp
• Bộ Nội vụ và Truyền thông (総務省) — chế độ đăng ký cư trú cơ bản (住民基本台帳) áp dụng với người nước ngoài: soumu.go.jp
• Cổng thông tin My Number (マイナンバーカード総合サイト / Digital Agency): myna.go.jp
• Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi (厚生労働省) — bảo hiểm y tế quốc dân, bảo hiểm xã hội: mhlw.go.jp
• Cơ quan Lương hưu Nhật Bản (日本年金機構) — lương hưu quốc dân, chế độ hoãn nộp cho sinh viên: nenkin.go.jp
• Japan Post Bank (ゆうちょ銀行) — điều kiện mở tài khoản: jp-bank.japanpost.jp
• Trang thông tin đa ngôn ngữ của ward/city office nơi bạn cư trú (Shinjuku, Toshima, Kawaguchi… đều có trang tiếng Việt hoặc tiếng Anh).

Lưu ý quan trọng: quy định về cư trú, bảo hiểm, lương hưu, thuế và điều kiện mở tài khoản ngân hàng có thể thay đổi và khác nhau theo từng quận/thành phố. Bài viết này chỉ mang tính hướng dẫn tổng quát. Trước khi làm thủ tục, hãy xác nhận lại với ward/city office, Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc ngân hàng liên quan.

Ngày kiểm tra nguồn

Các nguồn chính thức nêu trên được kiểm tra lần cuối vào ngày 15 tháng 6 năm 2025. Mức phí và thời gian xử lý là số liệu tham khảo tại thời điểm đó.

Kêu gọi hành động

Trong checklist trên, việc bạn có thể làm xong nhanh nhất — thậm chí trước khi đặt chân xuống Nhật — là chuẩn bị kết nối. Có mạng và có số điện thoại Nhật sớm sẽ giúp bạn làm 5 bước còn lại nhẹ nhàng hơn rất nhiều.

Nếu bạn chưa biết chọn gì, có thể tham khảo:

• eSIM hàng tháng — có mạng ngay khi hạ cánh, không cần chờ nhận SIM.
• SIM data hàng tháng — linh hoạt cho 1–3 tháng đầu chưa ổn định chỗ ở.
• SIM trả trước 12 tháng — cho người đã xác định ở dài hạn, trả một lần khỏi lo hàng tháng.
• SIM nghe gọi — nếu bạn cần số Nhật để mở ngân hàng, xin việc, ký hợp đồng nhà. Xem cách đăng ký tại đây.
• WiFi cầm tay hàng tháng — thay thế Internet cố định trong lúc chờ thi công, hoặc dùng lâu dài nếu nhà không lắp được cáp quang.

Xem toàn bộ lựa chọn tại trang sản phẩm. Còn thắc mắc về giấy tờ, cách thanh toán hay chuyển khoản, ghé trang hỗ trợ — HD TELECOM ở Shin-Okubo, Tokyo, nói tiếng Việt, sẵn sàng giải thích từ đầu cho người mới sang. Bạn cũng có thể đọc thêm các bài hướng dẫn khác trên blog.