Chính sách bảo mật
HD Telecom coi trọng thông tin cá nhân của khách hàng và cam kết xử lý đúng quy định.
1. Thông tin chúng tôi thu thập
Khi bạn đặt hàng hoặc liên hệ, chúng tôi thu thập họ tên (kể cả tên katakana), ngày sinh, giới tính, quốc tịch, email, số điện thoại, địa chỉ nhận hàng tại Nhật, tài khoản Zalo/LINE/Messenger, cùng lịch sử đơn hàng và nội dung liên hệ. Nếu bạn tạo tài khoản, chúng tôi lưu thêm mật khẩu ở dạng đã biến đổi một chiều — không thể khôi phục lại mật khẩu gốc — và thời điểm đăng nhập gần nhất. Khi bạn đăng ký SIM nghe gọi và bấm đồng ý điều khoản, chúng tôi ghi lại địa chỉ IP, loại trình duyệt và thời điểm bạn đồng ý, để chứng minh bạn đã đồng ý đúng bản điều khoản nào. Nếu bạn thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng, chúng tôi còn ghi lại nội dung chuyển khoản, mã tham chiếu giao dịch và tên người đứng chuyển khoản; trường hợp người khác chuyển tiền hộ bạn thì tên của người đó cũng được lưu cùng đơn hàng. Sau khi SIM hoặc eSIM được cấp, các mã quản lý thuê bao (ví dụ ICCID, mã SIM, mã thiết bị) cũng được lưu kèm đơn hàng của bạn. Trong quá trình xử lý đơn và hỗ trợ, nhân viên của chúng tôi có thể ghi thêm ghi chú nội bộ về đơn hàng hoặc về yêu cầu của bạn, và hệ thống lưu nhật ký các thay đổi đã thực hiện trên hồ sơ, bao gồm cả giá trị trước khi sửa.
2. Giấy tờ tuỳ thân khi đăng ký SIM nghe gọi
SIM nghe gọi có số điện thoại Nhật bắt buộc phải xác minh danh tính theo Luật phòng chống sử dụng trái phép điện thoại di động của Nhật Bản (携帯電話不正利用防止法), nên khi đăng ký bạn cần nộp ảnh mặt trước và mặt sau thẻ cư trú (在留カード) và nhập số thẻ cư trú, quốc tịch, tư cách lưu trú, ngày hết hạn lưu trú. Nếu bạn thanh toán bằng chuyển khoản, chúng tôi có thể đề nghị bạn gửi ảnh biên lai chuyển khoản. Các tệp ảnh này được mã hoá ngay khi tải lên và chỉ nhân viên phụ trách xác minh danh tính mới mở được; mỗi lần mở hoặc tải ảnh đều được ghi lại kèm tên người xem và thời điểm. Riêng phần thông tin dạng chữ trong hồ sơ (số thẻ cư trú, quốc tịch, tư cách lưu trú, ngày hết hạn lưu trú, ngày sinh, giới tính) thì mọi nhân viên được vào mục đơn hàng trong trang quản trị đều xem được, tức nhóm rộng hơn nhóm được xem ảnh. Chúng tôi không dùng ảnh giấy tờ cho mục đích quảng cáo hay phân tích, và không chuyển ảnh cho bất kỳ dịch vụ bên ngoài nào, kể cả dịch vụ trí tuệ nhân tạo, để đọc tự động.
3. Mục đích sử dụng
Chúng tôi sử dụng thông tin để nhận đơn và thu tiền, giao hàng, cấp eSIM và gửi hướng dẫn cài đặt, xác minh danh tính, trả lời hỗ trợ, gửi hoá đơn cùng thông báo và nhắc hạn thanh toán hàng tháng, cũng như phòng ngừa đơn hàng gian lận. Ngoài ra, chúng tôi dùng dữ liệu về lượt truy cập để hiểu khách sử dụng website ra sao, cải thiện dịch vụ và đo hiệu quả quảng cáo. Nếu cần dùng cho mục đích khác ngoài những gì nêu ở đây, chúng tôi sẽ xin sự đồng ý của bạn trước rồi mới sử dụng.
4. Chúng tôi không cung cấp hồ sơ khách hàng cho bên thứ ba
Chúng tôi không bán và không cung cấp hồ sơ thông tin cá nhân của bạn — họ tên, email, số điện thoại, địa chỉ, giấy tờ tuỳ thân, nội dung liên hệ — cho bất kỳ bên thứ ba nào để họ dùng cho mục đích riêng của họ. Chỉ có hai trường hợp thông tin thật sự được đưa ra ngoài để hoàn thành đơn hàng của bạn: đơn vị vận chuyển nhận họ tên, địa chỉ và số điện thoại để giao hàng; và cổng thanh toán GMO Payment Gateway nhận họ tên cùng email để xử lý khoản thanh toán, rồi gửi ngược lại cho chúng tôi mã đơn hàng, tình trạng thanh toán, phương thức bạn đã chọn và mã giao dịch. Ngoài ra là các trường hợp pháp luật Nhật Bản yêu cầu. Để vận hành website, chúng tôi uỷ thác một phần công việc kỹ thuật cho các nhà cung cấp bên ngoài, có hợp đồng ràng buộc và chịu sự giám sát của chúng tôi; theo Luật bảo vệ thông tin cá nhân của Nhật Bản, việc uỷ thác này không được coi là cung cấp cho bên thứ ba. Các đơn vị đó gồm: Vercel (chạy website và lưu trữ tệp), Neon (cơ sở dữ liệu), Resend (gửi email đi), Google (đăng nhập bằng tài khoản Google, bản đồ trên trang giới thiệu công ty, và hộp thư làm việc của chúng tôi), Meta (khung hiển thị trang Facebook trên trang chủ), Apple (khi bạn bấm link cài eSIM một chạm) và một dịch vụ tra cứu mã bưu điện của Nhật dùng để tự điền địa chỉ. Mỗi khi có đơn hàng, hồ sơ đăng ký hoặc tin nhắn hỗ trợ mới, hệ thống gửi một thư báo nội bộ tới hộp thư làm việc của chúng tôi, nên một bản sao thông tin của bạn cũng nằm trong hộp thư đó. Chúng tôi không lưu số thẻ tín dụng ở bất kỳ đâu; số thẻ do cổng thanh toán xử lý. Riêng dữ liệu về lượt truy cập website là chuyện khác và được nói riêng ở mục 6.
5. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài
Trong số các nhà cung cấp nêu ở mục 4 và mục 6, Vercel, Neon, Resend, Google, Meta và Apple là doanh nghiệp đặt trụ sở tại Hoa Kỳ, nên thông tin của bạn có thể được xử lý và lưu trữ bên ngoài Nhật Bản. Máy chủ đặt ở nước nào là do từng nhà cung cấp tự cấu hình. Có những trường hợp chúng tôi không xác định được chính xác vị trí đó. Chúng tôi chọn các nhà cung cấp có chính sách bảo mật được công bố công khai và giới hạn phạm vi uỷ thác ở mức tối thiểu cần thiết. Nếu bạn không đồng ý với việc này, xin liên hệ đầu mối nêu ở mục 12 trước khi đặt hàng hoặc đăng ký.
6. Cookie, công cụ đo lường và quảng cáo
Website sử dụng công cụ đếm lượt truy cập và đo tốc độ tải trang của nhà cung cấp hạ tầng (Vercel), chạy trên mọi trang. Trang chủ có khung hiển thị trang Facebook và trang giới thiệu công ty có bản đồ Google; hai khung này được tải tự động, không hỏi ý kiến bạn, ngay khi bạn cuộn tới phần đó của trang, và khi tải thì trình duyệt của bạn kết nối thẳng tới Meta và Google, nên hai công ty đó nhận được địa chỉ IP, loại trình duyệt và địa chỉ trang bạn đang xem. Khi chạy quảng cáo, chúng tôi có thể bật thêm công cụ đo lường truy cập và hiệu quả quảng cáo của Google và Meta (Facebook) trên toàn website; các công cụ này gửi cho hai công ty đó địa chỉ IP, loại trình duyệt, đường dẫn trang bạn đang xem và các thao tác như thêm vào giỏ hay hoàn tất đơn hàng, đồng thời đặt cookie để nhận ra cùng một trình duyệt ở lần sau. Khi các công cụ đo lường này đang bật, những trang có đường dẫn riêng gửi cho bạn qua email (trang cài eSIM, trang theo dõi hồ sơ đăng ký) cũng nằm trong phạm vi đo lường, nghĩa là đường dẫn đó được gửi kèm tới nhà cung cấp công cụ đo lường. Hiện website chưa có màn hình xin phép cookie và chưa có nút từ chối riêng cho từng công cụ; nếu không muốn bị đo lường, bạn có thể chặn cookie hoặc bật chức năng chống theo dõi trong cài đặt trình duyệt, và chỉnh cài đặt quảng cáo trong tài khoản Google hoặc Facebook của mình. Dữ liệu đo lường này được các công ty nêu trên xử lý ở nước ngoài.
7. Thông tin lưu trong trình duyệt của bạn
Lựa chọn ngôn ngữ, tiền tệ và các sản phẩm trong giỏ hàng được lưu trong trình duyệt của bạn để giữ nguyên ở lần truy cập sau. Nội dung bạn nhập vào phiếu đặt hàng (họ tên, email, số điện thoại, địa chỉ và các ô khác) cũng được giữ lại trong trình duyệt dưới dạng bản nháp, để nếu bạn quay lại giữa chừng thì không phải gõ lại. Bản nháp này bị xoá khi đơn hàng hoàn tất, nhưng nếu bạn bỏ dở thì nó vẫn nằm lại trên máy; vì vậy, nếu dùng máy tính chung, bạn hãy xoá dữ liệu duyệt web sau khi sử dụng. Nếu bạn đăng nhập tài khoản, thông tin giữ trạng thái đăng nhập được lưu tối đa 30 ngày trong trình duyệt.
8. Thời gian lưu giữ
Thông tin đơn hàng, hồ sơ đăng ký và giấy tờ tuỳ thân được lưu để phục vụ việc cung cấp dịch vụ, hỗ trợ khách hàng và giữ chứng từ theo quy định pháp luật. Hiện tại hệ thống của chúng tôi chưa có chức năng xoá dữ liệu tự động theo thời hạn, và trang quản trị cũng chưa có nút xoá hồ sơ hay ảnh giấy tờ. Khi nhận được yêu cầu xoá, người phụ trách của chúng tôi thực hiện thủ công trên cơ sở dữ liệu và kho tệp. Điều đó có nghĩa là hồ sơ bị từ chối sau khi thẩm định, hồ sơ quá hạn hoặc đơn hàng đã cũ vẫn được giữ lại cho tới khi bạn yêu cầu xoá hoặc chúng tôi rà soát và dọn dẹp. Nếu bạn muốn xoá thông tin không còn cần thiết, xin làm theo hướng dẫn ở mục 11.
9. Biện pháp bảo vệ thông tin
Ảnh giấy tờ tuỳ thân và ảnh biên lai được mã hoá trước khi lưu, chỉ máy chủ của chúng tôi mới giải mã được. Mật khẩu được lưu ở dạng đã biến đổi một chiều không thể khôi phục, và chúng tôi không lưu số thẻ tín dụng. Trong nội bộ, chúng tôi phân quyền để chỉ nhân viên có nhiệm vụ mới mở được ảnh giấy tờ tuỳ thân, và mọi lần xem hoặc tải ảnh đều được ghi nhật ký kèm người thao tác và thời điểm. Ngoài ảnh giấy tờ, nhân viên được cấp quyền còn có thể xuất danh sách đơn hàng ra tệp bảng tính để đối soát và giao hàng; tệp này gồm mã đơn, họ tên, email, số điện thoại và mã vận đơn. Nhật ký truy cập nói trên hiện chỉ áp dụng cho ảnh giấy tờ tuỳ thân, chưa áp dụng cho các lần xuất tệp danh sách đơn hàng. Máy chủ vận hành website cũng ghi nhật ký kỹ thuật khi có sự cố; nhật ký này có thể chứa một phần thông tin nhận dạng, ví dụ họ tên xuất hiện trong tiêu đề thư hỗ trợ hoặc địa chỉ email trong thông báo lỗi khi gửi thư không thành công, và được nhà cung cấp hạ tầng lưu giữ theo thời hạn của họ. Trang cài đặt eSIM và trang theo dõi hồ sơ đăng ký được gửi cho bạn qua email dưới dạng đường dẫn riêng; bất kỳ ai có đường dẫn đó đều xem được nội dung. Thư giao eSIM còn ghi thẳng mã kích hoạt, địa chỉ máy chủ cấp hồ sơ (SM-DP+) và số ICCID, kèm một ảnh mã QR được tải về từ chính đường dẫn riêng đó, nghĩa là dịch vụ hộp thư của bạn cũng chạm tới đường dẫn này khi hiển thị thư. Vì vậy xin đừng chuyển tiếp thư hoặc đường dẫn cho người khác.
10. Yêu cầu xem, sửa và ngừng sử dụng thông tin
Bạn có quyền yêu cầu chúng tôi cho xem thông tin cá nhân đang lưu về bạn, sửa, bổ sung hoặc xoá nội dung chưa đúng, ngừng sử dụng thông tin đó, hoặc ngừng cung cấp thông tin đó cho bên thứ ba. Xin liên hệ support@hdtelecom.jp hoặc 03-6789-8553 (09:00 – 18:00 giờ Nhật). Để xác nhận đúng là bạn, chúng tôi đề nghị bạn gửi thư từ chính địa chỉ email đã đăng ký, hoặc cho biết mã đơn hàng hay mã hồ sơ đăng ký. Về nguyên tắc, chúng tôi trả lời trong vòng 2 tuần kể từ khi nhận được yêu cầu. Lưu ý: khi thông tin được sửa, nhật ký thay đổi vẫn giữ lại giá trị cũ để phục vụ đối soát nội bộ; nếu bạn muốn xoá cả phần nhật ký này, xin nêu rõ khi gửi yêu cầu theo mục 11.
11. Cách yêu cầu xoá dữ liệu
Nếu bạn muốn xoá thông tin cá nhân của mình, xin làm theo các bước sau. Bước 1: gửi email tới support@hdtelecom.jp với tiêu đề "Yêu cầu xoá dữ liệu" (hoặc gọi 03-6789-8553, 09:00 – 18:00 giờ Nhật). Bước 2: trong thư ghi rõ địa chỉ email bạn đã đăng ký, mã đơn hàng hoặc mã hồ sơ đăng ký, và phạm vi muốn xoá (toàn bộ tài khoản, thông tin đơn hàng, ảnh giấy tờ tuỳ thân, hay cả nhật ký thay đổi). Bước 3: để xác nhận đúng là bạn, chúng tôi có thể đề nghị bạn liên hệ từ email đã đăng ký hoặc hỏi thêm chi tiết đơn hàng. Bước 4: về nguyên tắc, trong vòng 2 tuần kể từ khi nhận được yêu cầu, người phụ trách của chúng tôi sẽ xoá thủ công dữ liệu tương ứng khỏi cơ sở dữ liệu và kho tệp, rồi báo lại kết quả qua email. Riêng chứng từ giao dịch mà pháp luật buộc phải lưu và thông tin cần cho hợp đồng hoặc khoản thanh toán đang dang dở thì chưa xoá được cho tới khi hết thời hạn lưu giữ; trong trường hợp đó chúng tôi sẽ nói rõ lý do và thời hạn.
12. Thông tin doanh nghiệp, liên hệ và cập nhật chính sách
Chúng tôi xử lý thông tin cá nhân của bạn theo Luật Bảo vệ thông tin cá nhân của Nhật Bản (個人情報保護法) cùng các quy định và hướng dẫn liên quan. Đơn vị xử lý thông tin cá nhân nêu trong chính sách này là HD TELECOM (đơn vị vận hành: Công ty Cổ phần Vietnam Bussan (株式会社ベトナム物産)), số đăng ký kinh doanh viễn thông A-06-22505, địa chỉ 〒169-0073 Century Bldg. 2F, 1-16-18 Hyakunincho, Shinjuku-ku, Tokyo, người đại diện Dương Anh Đức. Mọi thắc mắc, khiếu nại hay yêu cầu liên quan tới thông tin cá nhân, xin gửi tới support@hdtelecom.jp hoặc gọi 03-6789-8553 (09:00 – 18:00 giờ Nhật). Chúng tôi có thể sửa đổi chính sách này khi dịch vụ hoặc quy định pháp luật thay đổi; nội dung mới có hiệu lực kể từ khi được đăng trên trang này. Bản tiếng Nhật là bản có hiệu lực; các bản ngôn ngữ khác chỉ nhằm giúp bạn dễ hiểu.