My Number Card là gì? Người nước ngoài ở Nhật có cần làm không?

Trả lời nhanh

My Number Card (マイナンバーカード) là thẻ căn cước cá nhân có gắn chip do chính quyền địa phương Nhật Bản cấp, ghi mã số cá nhân 12 chữ số, họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ và ảnh chân dung. Nếu bạn là người nước ngoài đã đăng ký cư trú (住民登録) tại Nhật với thời gian lưu trú trên 3 tháng, bạn đã được cấp mã My Number tự động — mã số đó là bắt buộc. Nhưng việc làm thẻ vật lý My Number Card là tự nguyện, không bắt buộc.

Tuy vậy, từ khi thẻ bảo hiểm y tế giấy dừng phát hành mới (từ 02/12/2024) và nhiều thủ tục chuyển sang làm online, thẻ này ngày càng tiện. Lần cấp đầu miễn phí, thời gian chờ khoảng 1 đến 1,5 tháng, nộp hồ sơ tại tòa thị chính (市区町村役場) nơi bạn đăng ký cư trú hoặc nộp online bằng điện thoại.

Bài này dành cho ai

Bài viết này viết cho người nước ngoài đang sống tại Nhật và còn mơ hồ về My Number. Cụ thể:

• Du học sinh mới sang, vừa làm xong đăng ký cư trú ở ward office và nhận được một tờ giấy có mã 12 số mà không hiểu là gì.
• Thực tập sinh kỹ năng, kỹ năng đặc định, kỹ sư đang đi làm, bị công ty hỏi số My Number để làm thủ tục thuế và bảo hiểm.
• Người đang cần khai thuế cuối năm (年末調整) hoặc kokuzei/kakutei shinkoku (確定申告) và muốn khai online bằng e-Tax.
• Người muốn lấy 住民票 (giấy chứng nhận cư trú) ở konbini thay vì xin nghỉ làm để lên ward office.
• Người chuẩn bị mở tài khoản ngân hàng, đăng ký SIM online, đăng ký ví điện tử và bị yêu cầu xác thực danh tính (eKYC).
• Người sắp gia hạn visa, chuyển nhà hoặc về nước và không biết phải xử lý thẻ My Number thế nào.

Nếu bạn chỉ muốn biết "có cần làm hay không" thì phần Trả lời nhanh phía trên đã đủ. Nếu bạn muốn làm thẻ, đọc tiếp phần các bước.

Trường hợp KHÔNG áp dụng

Bài này không áp dụng cho những trường hợp sau:

• Khách du lịch, người nhập cảnh ngắn hạn dưới 3 tháng (visa tanki taizai): bạn không được đăng ký cư trú nên không có mã My Number, cũng không thể làm thẻ. Nếu bạn chỉ cần Internet trong chuyến đi, hãy xem eSIM hoặc WiFi cầm tay thay vì lo thủ tục hành chính.
• Người có tư cách ngoại giao, công vụ (外交・公用): nhóm này không thuộc đối tượng đăng ký cư trú theo Luật Sổ hộ tịch cư trú.
• Người đã rời Nhật, đã làm thủ tục chuyển đi (転出届) và không còn địa chỉ tại Nhật: thẻ My Number mất hiệu lực và về nguyên tắc phải trả lại.
• Bài này không hướng dẫn khai thuế chi tiết, không hướng dẫn thủ tục xin visa, cũng không thay thế tư vấn của cơ quan hành chính. My Number liên quan trực tiếp tới thuế, bảo hiểm và tư cách lưu trú nên bạn cần kiểm tra lại với ward office nơi mình sống.

Phân biệt: mã My Number, Thông báo mã số và My Number Card

Rất nhiều người nhầm ba thứ này. Bảng dưới đây làm rõ:

Lưu ý: 通知カード (thẻ thông báo màu trắng bằng giấy) đã ngừng cấp mới từ ngày 25/05/2020. Người mới đến Nhật sau mốc này sẽ nhận 個人番号通知書 — tờ này không dùng để chứng minh mã số trong nhiều thủ tục; khi cần chứng minh, bạn xin bản 住民票 có ghi My Number tại ward office.

Làm thẻ thì được lợi gì?

• Giấy tờ tùy thân có ảnh hợp lệ trên toàn quốc, dùng khi mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng, xác thực online.
• In 住民票, 印鑑登録証明書 tại konbini (7-Eleven, FamilyMart, Lawson…) từ 6h30 đến 23h, kể cả cuối tuần. Phí thường rẻ hơn xin ở quầy, tùy địa phương.
• Khai thuế online bằng e-Tax, không phải xếp hàng ở cục thuế mùa 確定申告.
• Dùng thay thẻ bảo hiểm y tế (マイナ保険証) tại bệnh viện, phòng khám có máy đọc thẻ.
• Đăng nhập マイナポータル để xem thông tin bảo hiểm, lương hưu, tiêm chủng, tiền trợ cấp.
• Xác thực danh tính online (eKYC) nhanh khi đăng ký dịch vụ viễn thông, ví điện tử.

Nói thẳng: nếu bạn sống ở Nhật từ 1 năm trở lên, đi làm và có đóng thuế, thẻ này tiết kiệm cho bạn khá nhiều buổi nghỉ làm. Nếu bạn chỉ ở Nhật vài tháng nữa là về, có thể bỏ qua.

Các bước thực hiện

Có 4 cách nộp đơn. Dưới đây là quy trình chung và chi tiết từng cách.

1. Kiểm tra bạn đã có 交付申請書 (đơn xin cấp thẻ) chưa. Tờ này thường được gửi kèm khi bạn đăng ký cư trú lần đầu, trên đó có mã ID 23 chữ số và một mã QR. Nếu mất, bạn xin cấp lại tại ward office hoặc dùng cách nộp trực tiếp.
2. Chuẩn bị ảnh chân dung. Ảnh chụp trong vòng 6 tháng, nền trơn, không đội mũ, chính diện. Ảnh in cỡ 4,5cm x 3,5cm; nếu nộp online thì dùng ảnh chụp bằng điện thoại theo đúng chuẩn (mặt chiếm khoảng 70–80% khung dọc).
3. Nộp đơn theo một trong bốn cách:
   • Online bằng smartphone: quét mã QR trên 交付申請書, nhập họ tên, ngày sinh, email, tải ảnh lên. Đây là cách nhanh và phổ biến nhất.
   • Máy chụp ảnh tự động (証明写真機) có hỗ trợ đăng ký My Number: chọn menu, quét mã QR, chụp ảnh và gửi ngay tại máy. Phí chụp khoảng 800–1.000 yên.
   • Gửi bưu điện: điền tay vào 交付申請書, dán ảnh, bỏ vào phong bì chuyên dụng và gửi đi (thường miễn phí cước).
   • Trực tiếp tại ward office: mang thẻ cư trú đến quầy, nhân viên hỗ trợ điền đơn, một số nơi chụp ảnh miễn phí cho bạn.
4. Chờ xét duyệt và sản xuất thẻ. Cơ quan J-LIS sản xuất thẻ, sau đó chuyển về ward office nơi bạn cư trú.
5. Nhận 交付通知書 (bưu thiếp màu) báo thẻ đã về. Trên đó ghi nơi nhận, thời gian nhận và giấy tờ cần mang theo. Một số nơi yêu cầu đặt lịch hẹn trước qua web hoặc điện thoại.
6. Đến ward office nhận thẻ (phải đi trực tiếp, không ủy quyền tùy tiện). Nhân viên xác minh danh tính, bạn ký nhận.
7. Đặt mật khẩu (PIN). Bạn sẽ đặt tối đa 4 loại mật khẩu:
   • 署名用電子証明書用: 6–16 ký tự gồm chữ in hoa và số — dùng để ký điện tử khi khai thuế e-Tax.
   • 利用者証明用電子証明書用: 4 chữ số — dùng khi đăng nhập マイナポータル, dùng thẻ ở bệnh viện.
   • 住民基本台帳用: 4 chữ số.
   • 券面事項入力補助用: 4 chữ số.
   Ba loại 4 số thường được đặt giống nhau cho dễ nhớ. Nhập sai mật khẩu 4 số quá 3 lần (hoặc 5 lần với mật khẩu chữ) sẽ bị khóa và phải lên ward office mở khóa.
8. Ghi lại mật khẩu và cất riêng, không cất chung với thẻ.

Nếu bạn muốn tiết kiệm một lần đi lại, hỏi ward office về phương thức 申請時来庁方式: bạn đến làm thủ tục xác minh danh tính ngay lúc nộp đơn, sau đó thẻ được gửi về nhà bằng thư bảo đảm.

Giấy tờ cần chuẩn bị

Khi nộp đơn

• 交付申請書 (đơn có mã ID 23 số) — nếu nộp online, chỉ cần mã QR trên tờ này.
• Ảnh chân dung 4,5 x 3,5 cm (bản in) hoặc file ảnh (nộp online).
• Thẻ cư trú (在留カード) — bản gốc còn hiệu lực.
• Hộ chiếu (một số nơi yêu cầu để đối chiếu).

Khi đi nhận thẻ

• 交付通知書 (bưu thiếp báo nhận thẻ) — đã điền sẵn phần cần điền.
• Thẻ cư trú hoặc giấy tờ tùy thân có ảnh khác.
• 通知カード (nếu bạn còn giữ thẻ thông báo giấy cũ — phải nộp lại).
• 住民基本台帳カード (nếu có — nộp lại).
• Nếu bạn nhờ người khác đi nhận thay (chỉ chấp nhận trong trường hợp đặc biệt như nằm viện, khuyết tật): cần giấy ủy quyền và giấy chứng minh lý do. Hãy hỏi trước ward office, mỗi nơi quy định khác nhau.

Mẹo nhỏ: tên trên thẻ My Number của người nước ngoài được ghi theo đúng cách ghi trong 住民票. Nếu bạn muốn thẻ hiển thị cả tên bằng katakana hoặc tên viết theo thứ tự khác, hãy nói với nhân viên ngay lúc nộp đơn, chứ sau khi in thẻ rồi thì phải làm lại.

Chi phí

Mức phí cấp lại và phí in giấy tờ ở konbini do từng địa phương quyết định, nên con số ở trên chỉ mang tính tham khảo. Hãy xem trang web của ward/city nơi bạn sống để biết chính xác.

Thời hạn / thời gian xử lý

Bao lâu thì nhận được thẻ?

Thông thường khoảng 1 tháng đến 1 tháng rưỡi kể từ ngày nộp đơn cho đến khi nhận được bưu thiếp báo lấy thẻ. Vào giai đoạn cao điểm (mùa khai thuế, thời điểm chính sách mới có hiệu lực), thời gian có thể kéo dài hơn 2 tháng.

Thẻ có hạn bao lâu với người nước ngoài?

Đây là điểm khác biệt quan trọng nhất so với người Nhật:

• Với người Nhật trưởng thành: thẻ có hạn 10 năm, chứng thư điện tử 5 năm.
• Với người nước ngoài có thời hạn lưu trú (du học, kỹ năng đặc định, thực tập sinh, kỹ sư…): hạn của thẻ trùng với ngày hết hạn tư cách lưu trú ghi trên thẻ cư trú. Chứng thư điện tử trong chip cũng hết hạn cùng ngày.
• Với người vĩnh trú (永住者) và đặc biệt vĩnh trú: áp dụng thời hạn dài như người Nhật (theo quy định hiện hành).

Khi gia hạn visa thì làm gì với thẻ?

Sau khi Cục Xuất nhập cảnh cho gia hạn tư cách lưu trú, bạn phải mang thẻ cư trú mới + My Number Card lên ward office để gia hạn hiệu lực thẻ My Number. Thủ tục này miễn phí và nên làm càng sớm càng tốt, thường trong vòng 14 ngày kể từ ngày được gia hạn. Nếu để quá hạn, thẻ mất hiệu lực và bạn phải làm lại từ đầu, có thể mất phí.

Trường hợp đang chờ kết quả gia hạn visa mà thẻ sắp hết hạn: một số địa phương cho phép gia hạn tạm thời thêm 2 tháng nếu bạn xuất trình chứng cứ đang xin gia hạn. Hãy hỏi trước tại quầy.

Nơi nộp / nơi thực hiện

• Nộp đơn: online qua smartphone/PC, qua máy chụp ảnh tự động, qua bưu điện, hoặc trực tiếp tại quầy 市民課 / 住民課 của tòa thị chính (市役所・区役所・町村役場) nơi bạn đăng ký cư trú. Ví dụ người sống ở Shinjuku thì đến Shinjuku Ward Office hoặc chi nhánh (出張所) gần nhất.
• Nhận thẻ: chỉ nhận tại ward office nơi cư trú (hoặc điểm được chỉ định ghi trên bưu thiếp). Không nhận được ở địa phương khác.
• Gia hạn, đổi mật khẩu, mở khóa PIN, đổi địa chỉ: tại ward office nơi bạn đang cư trú.
• Sử dụng thẻ: máy multicopy ở konbini toàn quốc, bệnh viện/phòng khám có máy đọc thẻ, cổng マイナポータル, hệ thống e-Tax.
• Báo mất thẻ: gọi tổng đài khóa chức năng thẻ 24/7 và báo cảnh sát (交番) để lấy số hồ sơ mất đồ, sau đó lên ward office xin cấp lại.

Nhiều ward office ở khu vực có đông người nước ngoài (Shinjuku, Toshima, Adachi, Kawaguchi…) có hỗ trợ tiếng Anh, tiếng Việt hoặc phiên dịch qua điện thoại. Bạn có thể gọi trước để đặt lịch phiên dịch, đỡ mất công đi lại.

Lỗi thường gặp

• Nghĩ rằng bắt buộc phải làm thẻ. Không. Mã số 12 chữ số là bắt buộc có, còn thẻ nhựa là tự nguyện. Đừng để ai đó dọa bạn bị phạt vì không làm thẻ.
• Quên gia hạn thẻ sau khi gia hạn visa. Đây là lỗi phổ biến nhất với người nước ngoài. Thẻ hết hạn thì không dùng được ở bệnh viện, không khai e-Tax được, và phải xin cấp lại.
• Ảnh không đạt chuẩn. Ảnh selfie có nền tường hoa văn, ảnh cắt sát mặt, ảnh đeo kính bị lóa, ảnh cười hở răng — đều có thể bị trả lại và kéo dài thời gian chờ thêm cả tháng.
• Quên mật khẩu, nhập sai bị khóa. Nhập sai mật khẩu 4 số 3 lần liên tiếp là bị khóa. Phải mang thẻ và giấy tờ tùy thân lên ward office để mở khóa, tốn một buổi.
• Đưa số My Number cho bên không có quyền thu thập. Theo luật, mã My Number chỉ được thu thập cho mục đích thuế, an sinh xã hội và ứng phó thiên tai. Công ty, ward office, ngân hàng (cho một số nghiệp vụ nhất định) có quyền hỏi. Nhà mạng viễn thông, chủ nhà, quán làm thêm thông thường không có quyền yêu cầu mã số này. Khi dùng thẻ làm giấy tờ tùy thân, bạn nên che mặt sau (nơi ghi mã 12 số) hoặc chỉ đưa mặt trước.
• Chuyển nhà mà không đổi địa chỉ trên thẻ. Sau khi làm 転入届 tại nơi ở mới, bạn phải mang thẻ đến để cập nhật địa chỉ, nếu quá 90 ngày thẻ có thể mất hiệu lực.
• Về nước mà giữ luôn thẻ. Khi làm thủ tục 転出 để rời Nhật, về nguyên tắc bạn phải trả lại thẻ My Number (và trả thẻ cư trú tại sân bay). Hãy hỏi ward office nếu bạn dự định quay lại Nhật sau này.
• Tin vào tin nhắn/email lừa đảo. Có nhiều SMS giả mạo "マイナポイント" hay "cập nhật My Number" dẫn tới trang web giả để lấy thông tin thẻ ngân hàng. Cơ quan nhà nước không bao giờ hỏi mật khẩu thẻ hay số thẻ tín dụng qua SMS.

Câu hỏi thường gặp

Không làm My Number Card thì có bị phạt không?

Không. Việc đăng ký thẻ là tự nguyện. Bạn vẫn có mã My Number và vẫn sử dụng bình thường khi công ty làm thủ tục thuế, bảo hiểm.

Tôi là du học sinh mới sang, có được cấp mã My Number không?

Có. Chỉ cần bạn đăng ký cư trú tại ward office và thời gian lưu trú trên 3 tháng, mã My Number sẽ được cấp tự động và thông báo gửi về địa chỉ đã đăng ký, thường trong vòng 2–3 tuần.

Tôi làm mất giấy thông báo mã số, làm sao biết mã My Number của mình?

Xin bản 住民票 có ghi mã cá nhân (マイナンバー記載の住民票) tại ward office, phí khoảng 300 yên. Khi xin, nhớ nói rõ là cần bản có ghi My Number, vì mặc định bản thường sẽ không in mã này.

My Number Card có thay được thẻ cư trú không?

Không. Thẻ cư trú (在留カード) là giấy tờ do Cục Xuất nhập cảnh cấp và bạn vẫn phải mang theo người theo quy định của Luật Quản lý xuất nhập cảnh. My Number Card chỉ là giấy tờ tùy thân bổ sung, không thay thế thẻ cư trú.

Mua SIM ở Nhật có cần My Number Card không?

Không bắt buộc. Thẻ cư trú còn hạn là đủ để ký hợp đồng SIM tại phần lớn nhà mạng. My Number Card chỉ giúp bạn xác thực online (eKYC) nhanh hơn trong một số quy trình. Và bạn không nên cung cấp mã 12 số cho nhà mạng, vì họ không có quyền thu thập mã này.

Thẻ bảo hiểm y tế giấy hết hiệu lực thì tôi bắt buộc phải làm My Number Card à?

Không. Từ 02/12/2024, Nhật ngừng phát hành thẻ bảo hiểm y tế giấy kiểu cũ. Tuy nhiên, người không có My Number Card hoặc chưa đăng ký chức năng bảo hiểm sẽ được cấp 資格確認書 (giấy xác nhận tư cách bảo hiểm) để tiếp tục khám chữa bệnh bình thường. Bạn nên hỏi bộ phận bảo hiểm của ward office hoặc công ty để rõ trường hợp của mình.

Tôi sắp chuyển từ Tokyo sang Osaka, thẻ có phải làm lại không?

Không phải làm lại. Bạn làm 転出届 ở nơi cũ, rồi mang thẻ My Number đến ward office nơi mới trong vòng 14 ngày để làm 転入届 và cập nhật địa chỉ trên thẻ.

Bao lâu thì nhận được thẻ nếu nộp online?

Thường 1 – 1,5 tháng. Nộp online không nhanh hơn đáng kể so với nộp giấy, nhưng ít bị lỗi hồ sơ hơn vì hệ thống kiểm tra ảnh ngay khi tải lên.

Nguồn tham khảo

• Digital Agency (デジタル庁) — trang thông tin chính thức về chế độ My Number và My Number Card: digital.go.jp
• Cổng thông tin chính thức về My Number Card (マイナンバーカード総合サイト) do J-LIS vận hành — hướng dẫn đăng ký, cấp lại, mật khẩu: kojinbango-card.go.jp
• Bộ Nội vụ và Truyền thông Nhật Bản (総務省) — chế độ Sổ hộ tịch cư trú và mã số cá nhân: soumu.go.jp
• Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi (厚生労働省) — thông tin về マイナ保険証 và 資格確認書: mhlw.go.jp
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (出入国在留管理庁) — quy định về thẻ cư trú và tư cách lưu trú: isa.go.jp
• Cục Thuế Quốc gia (国税庁) — sử dụng My Number Card với e-Tax: nta.go.jp
• Trang web của ward/city office nơi bạn đăng ký cư trú (mức phí và quy trình chi tiết khác nhau theo từng địa phương).

Ngày kiểm tra nguồn

Thông tin trong bài được đối chiếu với các nguồn chính thức nêu trên vào tháng 6 năm 2025.

Chính sách về My Number, thẻ bảo hiểm y tế và thời hạn thẻ dành cho người nước ngoài đang trong giai đoạn thay đổi liên tục. Mức phí cấp lại, cách đặt lịch hẹn và thời gian xử lý cũng khác nhau giữa các địa phương. Trước khi đi làm thủ tục, bạn hãy kiểm tra lại trên trang web của tòa thị chính nơi mình cư trú hoặc gọi điện hỏi trực tiếp. Bài viết này mang tính tham khảo, không thay thế hướng dẫn chính thức của cơ quan có thẩm quyền.

Nếu bạn cần số điện thoại và Internet để làm các thủ tục này

Một điều ít ai nói với bạn: gần như mọi thủ tục hành chính ở Nhật đều cần một số điện thoại Nhật Bản — để ward office gọi lại xác nhận, để đặt lịch hẹn, để nhận mã OTP khi đăng ký マイナポータル hay e-Tax. Nhiều bạn du học sinh mới sang bị kẹt đúng ở chỗ này.

HD TELECOM (văn phòng tại Shin-Okubo, Tokyo) hỗ trợ người nước ngoài bằng tiếng Việt:

• SIM nghe gọi — có số điện thoại Nhật để đăng ký thủ tục, nhận cuộc gọi từ ward office, trường học, công ty. Xem cách đăng ký SIM nghe gọi.
• SIM data hàng tháng hoặc SIM trả trước 12 tháng nếu bạn chỉ cần mạng để tra cứu, dịch tài liệu tại quầy.
• eSIM hàng tháng cho máy hỗ trợ eSIM, kích hoạt ngay không cần chờ nhận thẻ.
• WiFi cầm tay nếu bạn ở ký túc xá chưa có mạng.

Bạn có thể xem toàn bộ sản phẩm hoặc ghé trang hỗ trợ để biết cách thanh toán và chuyển khoản. Không có gì gấp gáp — cứ đọc kỹ, chọn gói hợp túi tiền, và nếu còn thắc mắc về thủ tục thì đọc thêm các bài khác trên blog của chúng tôi.